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La clé de la réussite de l’orientation
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Presque toutes les organisations disposent d’un programme d’orientation quelconque. Malheureusement, très peu d’entre elles les ont conçus de façon à atteindre l’objectif énoncé. Afin qu’une entreprise puisse disposer d’un programme très efficace comportant les « meilleures pratiques », il doit comprendre les « ingrédients » suivants :
L’échange d’information
Les nouveaux employés font face à une très grande « courbe d’apprentissage » lorsqu’ils commencent chez un nouvel employeur. La réalité veut qu’ils passent passablement de temps avec leur superviseur à revoir les informations liées aux tâches à accomplir pour qu’ils deviennent le plus productif possible. Malheureusement, cette approche axée sur le travail n’offre pas beaucoup d’occasion pour transmettre des informations nécessaires au processus de socialisation.
Ces renseignements très pertinents, dont :
- L’historique de l’entreprise
- La philosophie et les objectifs
- La structure et les rôles des services et des personnes clés
- Les normes de rendement et de comportement
- Les avantages et les régimes d’avantages sociaux
- Les règles, les règlements, les politiques et les procédures
sont souvent passés sous silence ou non fournis aux nouveaux employés. Disposer de ces données non liées spécifiquement à son poste constitue un élément vital qui permet à l’employé de donner de son meilleur. La façon de transmettre l’information aux employés lorsqu’ils commencent à travailler ainsi que la quantité d’information véhiculent un « message » à propos de l’entreprise, sur sa façon de transiger, ses valeurs et ses attitudes face aux employés. L’Annexe 9.1 présente un pense-bête de l’information et des fournitures à remettre aux conducteurs d’autobus lors de la séance d’orientation.
Une visite du « côté sombre »
Les diverses étapes du processus de recrutement servent à déterminer si le candidat possède les connaissances et les capacités nécessaires pour s’acquitter de façon compétente des tâches de conducteur d’autobus telles que décrites dans les Normes professionnelles nationales. Vous pouvez vous retrouver avec des personnes ayant les connaissances et les capacités voulues mais qui, néanmoins, ne donnent pas un bon rendement. C’est comme si la personne avait un « côté sombre » qui n’a pas été décelé durant le processus de sélection et d’embauche. Bien souvent, ces individus n’ont pas un rendement au maximum de leur potentiel et dans certains cas, ils peuvent susciter des ennuis du côté moral et productivité au travail. La cause des problèmes réside peut-être chez la personne ou est attribuable à quelque chose qui s’est passé au travail et qui crée la difficulté. L’entreprise peut adopter diverses stratégies en fonction de la cause fondamentale; par exemple, si les problèmes sont de nature individuelle, il y a à ce moment-là un manque au niveau de la planification, du recrutement, de la sélection et de l’embauche. Si les difficultés sont de nature organisationnelle, l’entreprise doit s’évaluer et apporter les correctifs qui s’imposent, y compris à l’orientation.
La séance d’orientation
Parmi les spécialistes en ressources humaines, un consensus se dégage quant au rôle primordial que joue la première séance d’orientation en matière d’engagement et de fidélité de la part des employés puisqu’il s’agit de leurs premières impressions et des premières assises pour les activités à venir. Il faut tirer avantage du fait que le nouvel employé est maintenant sur les lieux du travail. Se servir de cette séance pour simplement passer en revue des informations que les employés peuvent lire par eux-mêmes n’est pas très productif (voir le Tableau 13 sur Les lectures préalables, les amorces et les équipes d’apprentissage). Les ressources pédagogiques destinées aux adultes contiennent une pléiade d’approches pour utiliser la découverte et les méthodologies expérientielles qui sont à la fois captivantes et très efficaces. En ayant recours à ces méthodes, votre entreprise s’assure de la transmission et de la rétention des renseignements tout en soulignant vos valeurs.
Tableau 13
Lectures préalables, amorces, équipes d’apprentissage, taille des groupes…
| Le recours aux techniques et aux approches faciles à réaliser peut rehausser grandement le processus d’orientation. Bien souvent, la séance d’orientation est dirigée par un instructeur/moniteur et la plupart des nouveaux employés se voient contraints d’y assister avant de commencer à travailler. Cette perception d’un « mal nécessaire » n’est pas vraiment nécessaire si les séances sont bien conçues et bien pensées. Voici quelques techniques efficaces qu’ont utilisées certaines entreprises : | |
| Techniques d’amorce | Utilisée au tout début d’une séance, cette technique a pour but de détendre l’auditoire et de faciliter la prise de contact. Souvent accompagnée de rires et d’un humour léger, la technique établit le ton de la séance d’orientation. |
| Lectures préalables | Les candidats qui sont employés pour la première fois sont pleins de zèle, veulent apprendre et bien paraître le premier jour au travail. Pour cette raison, les lectures préalables peuvent rehausser considérablement l’expérience de l’orientation. Elles peuvent également déceler les candidats ayant un « côté sombre » parmi le groupe s’ils ne complètent pas les lectures avant le début de la séance d’orientation. |
| Équipes d’apprentissage | L’expérience d’orientation peut s’améliorer grandement en demandant aux participants de travailler ou d’apprendre en équipes. Les spécialistes en éducation savent depuis longtemps que les adultes préfèrent apprendre dans un environnement participatif où ils peuvent interagir avec les autres. Le recours aux équipes d’apprentissage tisse déjà des liens parmi les participants et établit des normes de travail positives et cohérentes, tous des ingrédients importants pour réussir comme conducteur d’autobus. |
| Taille du groupe | Les éducateurs sont d’accord pour dire que la taille de la « classe » d’orientation peut avoir un impact sur les participants. Règle générale, un groupe de 14 à 24 employés procure un environnement propice à une bonne expérience d’enseignement et d’apprentissage. |
| Exercices expérientiels / découverte | C’est connu que l’on apprend mieux en faisant la tâche ou l’activité et par conséquent, si les participants ont l’occasion de découvrir par eux-même l’information et d’expérimenter lors des séances d’orientation celles-ci seront grandement productives et enrichissantes. Préconiser une approche pratique est beaucoup plus rentable du point de vue de rétention de la matière et offre une plus grande variété quant aux méthodes d’apprentissage. |
| Sujets | La séance d’orientation doit comprendre un « dialogue ». Les nouveaux employés font face à une très grande « courbe d’apprentissage » lorsqu’ils se joignent à une nouvelle entreprise. Dans un effort de maximiser leur investissement dans le processus d’orientation, l’employeur peut être tenté d’y inclure le plus d’information possible. Par contre, il faut prendre en compte ce que les nouveaux employés désirent connaître et concevoir les séances d’orientation pour répondre à leurs besoins d’information. |
Les modules
Comme précisé auparavant, les nouvelles recrues ont une grande courbe d’apprentissage à franchir à leur arrivée dans l’entreprise. Cette courbe peut être plus prononcée pour les nouveaux employés venant d’une autre culture ou ayant des antécédents différents de l’ensemble. Ils ont besoin d’un temps de réflexion et d’adaptation pour assimiler ces nouvelles informations et idées. Bien qu’il soit attrayant d’offrir une séance unique d’orientation, il est préférable de la répartir sur les premières semaines au début de l’emploi.
Le ciel ou l’enfer ?
Une jeune femme meurt dans un accident et se retrouve aux portes du ciel. Lorsque St-Pierre, le gardien des portes du ciel, lui demande si elle désire rentrer au ciel, elle lui demande s’il y a une alternative. Il lui répond qu’elle peut aller en enfer si elle le désire pendant trois jours pour y voir comment ça se passe. Elle est d’accord et y passe les trois plus belles journées imaginables. Une fois les trois jours terminés, elle retourne voir St-Pierre et l’implore pour retourner en enfer. Il en convient et sur-le-champ, elle se retrouve en enfer mais dans des conditions intolérables. Après avoir décrit sa visite de trois jours à l’un de ses semblables en enfer, elle lui demande : « Mais que s’est-il passé ? » Il lui répond : « Eh bien, tu viens d’apprendre la différence entre une recrue et un employé ».
Les pairs et les mentors
L’utilisation du système de jumelage ou de mentors peut s’avérer très efficace pour rehausser le processus d’orientation. En vertu de ce système, des compagnons sont affectés aux nouveaux employés pour les aider à s’acclimater à leurs nouvelles tâches. Les pairs, qui auront été formés au préalable, sont choisis parmi les employés actuels et sont reconnus pour leur attitude positive au travail, leur respect des normes et leur engagement envers les buts de l’entreprise.32 Lorsque les employés sont représentés par un agent de négociation, le patronat et le syndicat peuvent parrainer le système de jumelage lui apportant ainsi une plus grande crédibilité et davantage d’appui.
Le guide de l’employé
Un guide de l’employé peut jouer un rôle incalculable dans le cadre du processus d’orientation. Le guide renferme une source d’information telle que susmentionnée et par conséquent, présente une façon utile de transmettre et de garder ces renseignements à la portée.33 Comme nous l’avons mentionné dans la section sur l’embauche, le guide doit décrire les conditions générales d’emploi qui s’appliquent à tous les employés.
Les experts et les gros bonnets
Lors de l’orientation c’est le moment propice pour présenter aux nouveaux employés les personnes de l’entreprise qu’ils ne côtoieront pas régulièrement mais qu’ils doivent tout de même connaître. Parmi ces personnes figurent les spécialistes de la paye et des avantages sociaux, la personne responsable de la santé et sécurité au travail, les dirigeants syndicaux et les membres de la haute direction. Dans ce cas, la recherche a démontré que les interactions avec les cadres de l’entreprise peuvent influer grandement l’engagement de l’employé à atteindre les buts et objectifs de l’entreprise, soit d’une façon positive ou négative. Ainsi, si les cadres désirent participer à l’orientation il faut les préparer à bien jouer leur rôle afin de faire bonne impression et de produire le meilleur impact possible.
L’évaluation
Le processus d’orientation doit faire l’objet d’une évaluation pour établir son efficacité. L’évaluation peut se faire de trois façons, soit :
(a) une entrevue avec un échantillon d’employés qui ont franchi l’étape;
(b) un sondage auprès de tous les nouveaux employés à un moment précis, une fois l’orientation terminée;
(c) un groupe de discussion avec un échantillon représentatif de nouveaux employés.
32 Encore une fois, la recherche démontre que les pairs au sein d’un groupe de travail ont plus d’influence sur l’établissement des normes de comportement, des valeurs et des croyances de l’organisation que les programmes parrainés par la compagnie. Voilà pourquoi il est important de bien choisir les pairs qui participent au programme de jumelage. Une des retombées du programme consiste en la reconnaissance positive qui s’en dégage et qui rejaillit sur le compagnon.
33 Les entreprises qui ont mis au point des guides d’employé l’ont fait pour des fins de gestion des risques et de la discipline; p. ex. si nous voulons discipliner les employés qui enfreignent les règlements il faut leur dire quels sont les règlements. Par ailleurs, les employés doivent signer un document indiquant qu’ils ont bien reçu le guide et qu’ils en ont pris connaissance. Cette déclaration signée est ensuite portée à leur dossier. Comme nous l’avons mentionné dans la section portant sur l’embauche, les gens sont réticents à signer des documents et les exiger à la faire sous la contrainte non seulement met en doute la valeur de la signature mais aussi peut susciter de mauvais sentiments (Voir la note sur Ce que les candidats aiment et détestent). Utiliser le guide de l’employé comme outil d’orientation peut aider à atténuer cette problématique.